Апостиль и консульская легализация документов

24 Июн Апостиль и консульская легализация документов

Апостилирование документов зависит от положений Гаагской конвенции. В ней подробно указаны типы документов, на которые можно поставить штамп апостиль, и документы не подлежащие легализации данным способом. Также в Гаагской конвенции указан список стран ее участников. Только в этих странах документ с апостилем будет иметь юридическую силу. В России апостилирование документов имеют право делать только некоторые государственные органы: ЗАГС, Министерство юстиции, Министерство обороны, МВД, прокуратура и Рособрнадзор.

Для того чтобы документ был признан в стране, которая не подписывала Гаагскую конвенцию, необходимо произвести его консульскую легализацию. Консульская легализация более сложный процесс и финальная печать ставится только в консульстве той страны, для которой предназначаются документы. И действительными эти документы будут только в этой стране.

 Что такое апостиль

Апостиль — принятая на международном уровне форма заполнения сведений, подтверждающих законность документа (штамп «Апостиль»). Оформление апостиля — упрощенная в сравнении с консульской легализацией процедура проверки и засвидетельствования легальности документов, вывозимых за рубеж. Способы проставления апостиля разнятся. В России пропечатывается прямоугольник, заверяемый печатью удостоверившего апостиль учреждения. В разных государствах могут использоваться сургучная печать, самоклеящиеся стикеры и другие варианты оформления апостиля. Различие форм и способов возможно, если не выходит за пределы допустимого Конвенцией.

Эта процедура используется с 1961 года, когда была принята Гаагская конвенция, отменяющая для подписавших ее или присоединившихся стран требование консульской легализации документов. СССР стал участником Конвенции в 1991 году, Россия на правах правопреемницы — с 1992 года.

Зачем нужен апостиль?

В каждом государстве своя нормативно-правовая база, свои процедуры оформления и выдачи официальных документов, которые действительны лишь на территории своей страны. Для признания в одном государстве документа, выданного в другом, предусмотрены специальные международные процедуры: консульская легализация (основная форма) и оформление апостиля (упрощенная форма). Кроме того, в некоторых странах достаточно предоставить нотариальный перевод документа.

В большинстве случаев проставление штампа «Апостиль» осуществляется на копии документов, удостоверенные нотариально (это могут быть копии личных документов: свидетельств о рождении, смерти, заключении брака, расторжении брака, дипломов, аттестатов и пр., а также копии учредительных документов юридических лиц: уставов, учредительных договоров, свидетельств о постановке на учет в налоговых органах и пр., а также многие другие документы) или на документы, оформленные у нотариуса (например, доверенности, согласия на выезд ребенка за рубеж и т.д.).

Кроме того, штамп «Апостиль» может быть проставлен и на оригиналы документов, выданных различными государственными органами.

Проставление штампа «Апостиль» на оригиналы образовательных документов, выданных на территории Российской Федерации, а также на территории РСФСР в период существования СССР, осуществляется органами Министерства образования РФ. При этом территориальный признак не принимается во внимание — документ может быть выдан в любом городе/регионе Российской Федерации (или РСФСР в период существования СССР).

Проставление штампа «Апостиль» на оригиналы справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, либо о прекращении уголовного преследования, осуществляется органами Министерства внутренних дел РФ.

Проставление штампа «Апостиль» на оригиналы документов, выданных органами ЗАГС, осуществляется по территориальному принципу — документы, выданные органами ЗАГС определенного региона апостилируются в объединенном архиве ЗАГС такого региона.

Консульская легализация

Консульская легализация — это один из способов легализации документов при внешнеэкономической деятельности. Аналогичен апостилю. В отличие от апостиля применяется при документообороте с организациями, происходящими из стран, не являющихся участницами Гаагской конвенции об отмене требований легализации иностранных официальных документов (подписана 5 октября 1961 года). По сравнению с апостилем, является более сложной двусторонней процедурой.

Этапы легализации

Консульская легализация — сложная многоступенчатая процедура, направленная на то, чтобы подтвердить, что исходящий документ, направленный за границу, соответствует законам страны, государственные органы которой выдали или составили данный документ. Легализация заключается в поэтапном заверении подписи должностного лица и печати организации, к которой относится это должностное лицо, в соответствии со структурой административного аппарата. Так, каждый российский документ, подлежащий легализации, должен пройти следующие этапы:

1. удостоверение у нотариуса (вместе с переводом и удостоверением подписи переводчика),
2. удостоверение подписи нотариуса Министерством юстиции Российской Федерации,
3. удостоверение печати Минюста и подписи уполномоченного должностного лица в Консульском департаменте МИДРФ,
4. последующее удостоверение в консульстве государства, принимающего исходящий документ.

Только после прохождения всех вышеуказанных этапов документ полностью готов для представления в официальные органы страны назначения.

В большинстве случаев осуществляется консульская легализация копий документов, удостоверенных нотариально (это могут быть копии личных документов: свидетельств о рождении, смерти, заключении брака, расторжении брака, дипломов, аттестатов и пр., а также копии учредительных документов юридических лиц: уставов, учредительных договоров, свидетельств о постановке на учет в налоговых органах и пр., а также многие другие документы) или оригиналов документов, оформленных у нотариуса (например, доверенности, согласия на выезд ребенка за рубеж и т.д.).

Услуга консульской легализации может быть оказана как полностью (включая консульство страны назначения), так и частично — только в Минюст РФ и МИД РФ. В последнем случае заказчик самостоятельно удостоверяет документ в консульстве страны назначения.

Легализация документов в Торгово-промышленной палате РФ

Существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию. В большинстве случаев это коммерческие документы, связанные с внешнеэкономической деятельностью, — договора, инвойсы, коносаменты, различные сопроводительные, товарораспорядительные и прочие документы, для которых предусмотрена отдельная процедура — легализация в Торгово-промышленной палате Российской Федерации.

Как правило, процедуру легализации в ТПП РФ используют в двух случаях: либо когда это является требованием организации, в которую документ впоследствии будет подаваться, либо когда документ не подлежит ни консульской легализации, ни апостилированию. В последнем случае необходимо согласовать данный вид легализации документа с учреждением, в которое он будет впоследствии представлен.

Легализация в ТПП РФ осуществляется в два этапа — удостоверение документа в Торгово-промышленной палате РФ, а затем в консульстве страны назначения на территории РФ. Только после прохождения этих этапов документ полностью готов для представления в официальные органы страны назначения.

В большинстве стран мира, за редкими исключениями, действует универсальное правило — официальные органы принимают к рассмотрению только документы, исполненные на государственном языке своей страны. И это означает, что перевод документа потребуется в любом случае.

Однако переводить документ перед его легализацией совсем не обязательно — документ можно перевести до легализации, и легализовать его уже вместе с переводом, а можно легализовать документ «как есть», т.е. на русском языке, и перевести уже после легализации либо в России, либо в стране назначения. Выбор конкретного варианта зависит от требований, предъявляемых официальными органами, в которые документ будет представлен.